Tietosuojaseloste

Lataa tietosuojaseloste PDF-muodossa

1. Rekisterinpitäjä

Lax Design Oy
Y-tunnus: 3165731-2
Taipaleenharjuntie 8, 93140 Kipinä
info@laxdesign.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kalle Lax
Lax Design Oy
Taipaleenharjuntie 8, 93140 Kipinä
kalle@laxdesign.fi
+358 40 160 1521

3. Rekisterin nimi

Lax Design Oy asiakas- ja yhteydenottorekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään asiakaskyselyihin ja yhteydenottoihin vastaamiseksi, tarjousten laatimiseksi, sopimusten tekemiseksi, palvelujen ja tilausten toteuttamiseksi sekä asiakassuhteiden hoitamiseksi. Tietoja käsitellään myös laskutuksen, perinnän, kirjanpidon, raportoinnin ja asiakasviestinnän yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan käyttää lisäksi tapahtumien järjestämiseen, palvelujen kehittämiseen sekä markkinointiin ja sen kohdentamiseen sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Käsittelyn oikeusperusteita ovat käyttötarkoituksen mukaan:

• Sopimus tai sopimusta edeltävät toimenpiteet: asiakkaan pyytämän tarjouksen valmistelu sekä asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen toteuttaminen.
• Lakisääteinen velvoite: esimerkiksi kirjanpitoon ja verotukseen liittyvien velvoitteiden täyttäminen.
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: asiakassuhteiden hoitaminen, yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietojen käsittely, palvelujen kehittäminen ja oikeudellisten vaatimusten käsittely. Markkinointi voi perustua oikeutettuun etuun silloin, kun sen edellytykset ja markkinointia koskevan lainsäädännön vaatimukset täyttyvät.
• Suostumus: esimerkiksi sellainen sähköinen suoramarkkinointi, johon tarvitaan suostumus, sekä muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttö.

Sopimuksen tekemiseen ja palvelun toteuttamiseen tarvittavien tietojen antaminen on edellytys kyseisen palvelun tarjoamiselle. Markkinointisuostumuksen antaminen on vapaaehtoista.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä voidaan käsitellä käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:

• asiakkaan nimi ja yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
• yrityksen tai yhteisön nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot sekä yhteyshenkilön nimi, tehtävä ja yhteystiedot;
• tarjous-, tilaus-, sopimus-, toimitus- ja laskutustiedot;
• asiakaspalveluun, tapaamisiin, yhteydenottoihin ja muuhun asiakasviestintään liittyvät tiedot;
• asiakkaan ilmoittamat tarpeet ja kiinnostuksen kohteet sekä markkinointisuostumukset ja -kiellot;
• tapahtumiin ilmoittautumisen ja osallistumisen yhteydessä annetut tarpeelliset tiedot;
• verkkosivuston käyttöön liittyvät tekniset tiedot sekä evästeillä kerättävät tiedot jäljempänä kuvatuin edellytyksin.

Tietoja kerätään vain siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ilmoitettujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi verkkosivuston lomakkeiden, sähköpostin, puhelimen, tapaamisten, tarjouspyyntöjen, tilausten ja tapahtumailmoittautumisten yhteydessä.

Tietoja muodostuu myös asiakassuhteen hoitamisen, palvelujen toteuttamisen ja laskutuksen yhteydessä. Yritysasiakkaan yhteyshenkilön tietoja voidaan saada myös tämän edustamalta yritykseltä.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

Henkilötietoja käsittelevät Lax Design Oy:n henkilöt, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.

Tietojen käsittelyssä voidaan käyttää palveluntarjoajia ja alihankkijoita esimerkiksi tietojärjestelmien, verkkosivuston, asiakkuudenhallinnan, taloushallinnon ja viestinnän toteuttamiseen. Lax Design Oy lukuun henkilötietoja käsittelevien palveluntarjoajien kanssa sovitaan henkilötietojen käsittelystä tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Tietoja voidaan luovuttaa myös esimerkiksi perintäpalvelun tarjoajalle, oikeudelliselle neuvonantajalle tai viranomaiselle silloin, kun luovutukselle on lainmukainen peruste.

8. Henkilötietojen siirrot EU tai ETA ulkopuolelle

Käytettävien palveluntarjoajien toimintaan voi liittyä henkilötietojen siirtoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Jos henkilötietoja siirretään näiden alueiden ulkopuolelle, siirrolle varmistetaan tietosuojalainsäädännön mukainen peruste. Siirto voi perustua esimerkiksi Euroopan komission päätökseen tietosuojan riittävästä tasosta tai komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin sekä tarvittaessa täydentäviin suojatoimiin.

Lisätietoja mahdollisista siirroista ja sovellettavista suojatoimista sekä jäljennöksen käytetyistä suojatoimista voi pyytää tämän selosteen yhteyshenkilöltä.

9. Henkilötietojen suojaaminen ja säilyttäminen

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tietojen käyttöoikeudet rajataan henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista niiden käyttötarkoituksen toteuttamiseksi.

Asiakas- ja sopimustietojen säilyttämisessä huomioidaan asiakassuhteen kesto sekä sopimusvastuisiin, reklamaatioihin ja oikeudellisiin vaatimuksiin liittyvät tarpeet. Kirjanpitoaineistoon sisältyviä tietoja säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti.

Suostumukseen perustuva käsittely lopetetaan suostumuksen peruuttamisen jälkeen, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta lainmukaista perustetta. Markkinointikieltoa koskeva tarpeellinen tieto voidaan säilyttää kiellon noudattamisen varmistamiseksi.

Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

10. Oikeus saada pääsy omiin tietoihin ja oikeuksien käyttäminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, sekä oikeus saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin ja jäljennös niistä.

Tietosuojaoikeuksia koskevan pyynnön voi esittää esimerkiksi sähköpostitse osoitteeseen kalle@laxdesign.fi tai postitse tämän selosteen kohdassa 2 ilmoitettuun osoitteeseen.

Pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi voidaan tarvittaessa pyytää tarpeellisia lisätietoja.

Pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti viimeistään kuukauden kuluessa niiden vastaanottamisesta. Jos pyynnön monimutkaisuus tai pyyntöjen määrä edellyttää määräajan pidentämistä, siitä ja viivästymisen syistä ilmoitetaan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tällöin pidentää enintään kahdella kuukaudella.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Ilmeisen perusteettomista tai kohtuuttomista pyynnöistä voidaan periä kohtuullinen maksu tai niiden toteuttamisesta voidaan kieltäytyä tietosuojalainsäädännön sallimissa tilanteissa.

11. Oikeus tietojen korjaamiseen ja muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten henkilötietojensa oikaisemista ja puutteellisten tietojensa täydentämistä.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännössä säädetyin edellytyksin oikeus:

• pyytää henkilötietojensa poistamista;
• pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista;
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella;
• saada itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti;
• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa.

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointiin, mukaan lukien siihen liittyvä profilointi.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi.

12. Evästeet

Verkkosivustolla voidaan käyttää evästeitä ja vastaavia tekniikoita. Evästeet ovat käyttäjän päätelaitteelle tallennettavia pieniä tiedostoja, joiden avulla voidaan esimerkiksi mahdollistaa verkkosivuston toimintoja ja kerätä tietoa sivuston käytöstä.

Palvelun tarjoamiseksi välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää ilman käyttäjän suostumusta. Muita evästeitä, kuten analytiikka- ja markkinointievästeitä, käytetään vain käyttäjän etukäteen antamalla suostumuksella.

Jos sivustolla käytetään suostumusta edellyttäviä evästeitä, käyttäjälle annetaan mahdollisuus hyväksyä tai hylätä ne sekä muuttaa valintojaan ja peruuttaa suostumuksensa helposti.

Tiedot käytettävistä evästeistä, niiden tarjoajista, käyttötarkoituksista ja voimassaoloajoista annetaan sivuston evästetiedoissa.

13. Sivuston käytön tilastointi

Verkkosivuston käytöstä voidaan kerätä tilastotietoa palvelun toimivuuden, käytettävyyden ja sisällön kehittämiseksi.

Tilastotietoja käsitellään mahdollisuuksien mukaan koottuna tai anonymisoituna. Jos analytiikassa käsitellään henkilötietoja, niiden käsittelyyn sovelletaan tätä tietosuojaselostetta. Muiden kuin välttämättömien analytiikkaevästeiden käyttö edellyttää käyttäjän suostumusta.